Selskaber kan sende forbrugsoplysninger på mail
Fjernvarmeselskaberne kan spare penge for både dem selv og deres kunder ved at sende de lovpligtige forbrugsoplysninger med mail i stedet for som brevforsendelse.
Mange selskaber har kontaktet Dansk Fjernvarme, fordi de mener, at kravet om udsendelse af forbrugsoplysninger hver måned i de syv måneder fra oktober til april – også kendt som opvarmningssæsonen - vil være omkostningstungt. Men der er mulighed for i hvert fald at slippe for porto eller omkostninger til fx e-Boks ved at sende oplysningerne ud med mail.
Det kan dog være en stor udfordring, at få mailadresser på forbrugerne, men det kan løses ved, at selskaberne ændrer deres almindelige bestemmelser (se faktaboks til højre på siden), anmelder de nye bestemmelser i ENAO og varsler kunderne individuelt med 3 måneder.
Forsyningstilsynet har nemlig accepteret et forslag fra Dansk Fjernvarme om, at det er en rimelig del af aftaleforholdet med kunden, at denne skal give selskabet en mailadresse og et mobilnummer, der kan anvendes til kommunikation mellem selskabet og kunden.
Ændring af selskabets almindelige bestemmelser
Konkret skal selskabet ændre de almindelige bestemmelser, så det fremgår af de almindelige bestemmelser, at selskabet stiller krav om, at der kan kommunikeres med mail og mobiltelefonnummer.
Hvis selskabet vil ændre de almindelige bestemmelser, så foreslår Dansk Fjernvarme, at tekst om digital kommunikation indsættes som punkt 1.5 i de almindelige bestemmelser. Dansk Fjernvarme har opdateret word- udgaven af almindelige bestemmelser – den udgave, der anvendes som aftalegrundlag mellem selskabet og kunden. Se Dansk Fjernvarmes hjemmeside om vejledninger.
Krav om anmeldelse i ENAO for at få gyldighed
Ændres selskabets almindelige bestemmelser skal de almindelige bestemmelser anmeldes i ENAO jfr. Vejledning om anmeldelse af budget og priseftervisning afsnit 6.5. Da der er tale om en ændring af leveringsbestemmelserne, så skal de anmeldes senest, når de træder i kraft jf. Anmeldelsesbekendtgørelsen § 5.
Husk: Såfremt bestemmelserne ikke er anmeldt, har de ikke gyldighed overfor kunden.
UDKAST TIL TEKST
Digital kommunikation mellem SELSKAB og KUNDE
KUNDEN er, medmindre KUNDEN er undtaget for krav om digital kommunikation, forpligtet til at sikre, at SELSKABET under hele aftaleforløbet er underrettet om en gyldig mailadresse og et gyldigt mobilnummer til al nødvendig kommunikation mellem SELSKABET og KUNDEN.
KUNDEN er forpligtet til straks at ajourføre mailadresse og telefonnummer overfor selskabet eller selskabets repræsentant, såfremt disse ændres.
Nødvendig kommunikation mellem SELKABET og KUNDE er al kommunikation, der vedrører aftalen om levering af fjernvarme og evt. andelshaverskab i SELSKABET, herunder fremsendelse af oplysninger om driftsforhold, aftaler, faktureringsoplysninger, faktura, årsopgørelser, gebyrer, lukkevarsler, indkaldelse til generalforsamling, fjernvarmens dag m.m.
Gyldig mailadresse og gyldigt mobilnummer på KUNDEN kan også benyttes, hvis der er behov for kommunikation via sikker mail, hvis reglerne om bl.a. GDPR fordrer dette.
KUNDEN er forpligtet til at tilslutte sig en digital postkasse f.eks. e-boks, hvis SELSKABET benytter sig af en digital postudbyder.
KUNDEN er forpligtet til at gøre SELSKABET opmærksom på, hvis KUNDEN er undtaget for digital kommunikation.
Læs også Paragraffen fra den 26. august 2021, der giver yderlige baggrundsoplysninger
Læs Dansk Fjernvarmes vejledning til kravene i Energioplysningsbekendtgørelsen
Varsling
Der er tale om en ændring af de almindelige bestemmelser, og så skal det varsles individuelt med 3 måneder overfor kunden. Dvs. at såfremt selskabet ønsker at have indsamlet mailadresser til udsendelse pr. 1. januar, så skal dette varsles overfor kunden senest 1. oktober.
Sørg for at selskabets hjemmeside indeholder udførlig orientering om grunden til, at der nu kræves mailadresser og mobilnumre til kommunikation.
Sørg for at der allerede, når det varsles, er et system hos selskabet til at håndtere indberetningerne af mailadresser og mobilnumre. Skriv udførligt hvordan oplysningerne skal indsendes/indtastes og sæt også meget gerne en kontaktperson hos selskabet på, som kunderne kan ringe til.
Skriv også hvordan kunderne skal forholde sig, hvis de er undtaget fra digital kommunikation.
Dansk Fjernvarme har været i dialog med DFF-EDB, der oplyser, at de har en løsning på tegnebrættet, hvor det bliver muligt at udsende forbrugsoplysninger via mail og evt. SMS.
Forslag om brug af 2 forskellige mailadresser til kontakt med kunderne
Hvis selskabet vælger at bruge to forskellige mailadresser til kommunikation til medlemmerne og samtidig gør kunderne opmærksom på det, så kan kunden i realiteten selv vælge ikke at se forbrugsoplysningerne. Dansk Fjernvarme forventer, at en del kunder ikke vil være interesserede i at læse deres forbrugsoplysninger hver måned, og at de derfor vil sende oplysningerne i uønsket mail.
Derfor anbefaler Dansk Fjernvarme, at selskabet bruger en særskilt mailadresse til forbrugsoplysninger. Dansk Fjernvarme opfordrer til at fx at lave en mailadresse der hedder: varmeforbrugsoplysninger@”værkets navn”.dk
Flere fordele ved krav om oplysninger om mailadresse og mobilnumre
Hvis selskabet får både mailadresse og telefonnummer på kunderne, er der også en reel mulighed for at kontakte de relevante kunder og ikke deres børn, tidligere beboere m.m., som det ofte sker med fx SMS-beskeder, der blot høstes via adressen.
Myndighederne har accepteret brug af digital kommunikation
Dansk Fjernvarme har været i kontakt med Datatilsynet, der oplyser, at oplysningerne lovligt kan indsamles og behandles jfr. persondataforordningen art. 6b og udkastet til tekst om digital kommunikation har været fremsendt til Forsyningstilsynet.
Udkast til nye bestemmelser er til inspiration – se faktaboksen til højre på denne side. Dansk Fjernvarme tager forbehold for at teksten kan ændres i den kommende udgave af leveringsbestemmelserne.
