Tidsregistrering træder i kraft fra 1. juli

Loven er nu vedtaget, og 1. juli 2024 bliver det lovpligtigt for alle danske arbejdsgivere at give deres medarbejdere mulighed for at registrere deres arbejdstid.

Det sker for at beskytte medarbejdernes rettigheder. Nærmere bestemt for at sikre, at arbejdsgivere overholder arbejdstidsreglerne, der siger:

• at medarbejdere ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder (også kaldet 48-timers-reglen)
• at medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer inden for 24 timer (også kaldet 11-timers-reglen).
• at medarbejdere har krav på én ugentlig fridag

Ovenstående regler er allerede lovpligtige. Den nye lov skal blot gøre det nemmere at dokumentere, om loven overholdes eller ej.

Der er ikke noget nyt i forhold til fx 11-timers reglen.

Dansk Fjernvarme har været i kontakt med Arbejdstilsynet og arbejdsgiverorganisationer. Vi har ikke fået andre oplysninger end at 11-timers reglen skal overholdes, men man skal være opmærksom på at de 11 timer kan nedsættes til 8 timer, og at de 8 timer blot skal være ”samlet”. Dvs. at hvis man er gået hjem fra arbejdet kl. 16 og først kaldes på vagt kl. 01, så har medarbejderen fået de 8 timers sammenhængende hvile. Dansk Fjernvarme er ikke arbejdsgiverorganisation, derfor opfordres selskaberne selv til at kontakte evt. arbejdsgiverorganisation eller Arbejdstilsynet, hvis man er i tvivl.

Se Arbejdstilsynets vejledning

Hvem er omfattet af EU arbejdstidsdirektivet?

Alle som ikke er ”selvtilrettelæggere” er omfattet af dette direktiv.

Og hvordan defineres ”Selvtilrettelæggere”?

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten enten i selve kontrakten eller ved et tillæg til kontrakten, at arbejdstidsdirektivet ikke finder anvendelse for den pågældende medarbejder.

Medarbejderen skal være undtaget fra reglerne om hviletid (11-timers reglen og ugentlig fridøgn)

Selvtilrettelæggerbegrebet bliver i EU-Kommissionen lagt op til en snæver fortolkning hvor der blandt andet bliver udtalt at dette kan omfatte bl.a. ”visse højtstående ledere, eksperter og erfarne advokater”.  Dansk Fjernvarme mener at selvtilrettelæggere er direktører og driftsledere og ledere i større fjernvarmeselskaber. Dette er dog forbundet med en usikkerhed, og i sidste ende er det op til domstolene at vurdere dette.

Hvad skal registreres?

Der skal ske registrering af den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.

Beskæftigelsesministeriet har bekræftet, at det er tilstrækkeligt, at der sker registrering af den samlede daglige arbejdstid. Der er derfor ifølge Beskæftigelsesministeren ikke et krav om, at der registreres komme- og gåtider eller pauser.

Hvis en medarbejder vælger at arbejde hjemmefra om aftenen, fordi medarbejderen er gået tidligere fra arbejdet, så tæller hjemmearbejdet med i summen af den samlede, daglige arbejdstid. Men det er ikke nødvendigt at registrere, hvornår på døgnet arbejdstimerne er lagt.

NB! Hvis man undlader at registrere komme- og gåtider, er dette er en gråzone, og at det ikke vil være muligt at kunne beregne om reglerne for 11-times hvile er overholdt!

Kan man nøjes med alene at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid?

Ja, hvis den aftalte arbejdstid er kendt på forhånd, er det muligt alene at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid.

Hvis en medarbejder er sat til at arbejde 7,4 timer dagligt mandag til fredag (37 timer om ugen), skal der kun ske registreringer, hvis der er afvigelser i den samlede arbejdstid på de enkelte dage i løbet af ugen. Dette vil være meget relevant for medarbejdere med ”stort set” fast arbejde fx kontormedarbejdere.

Hvis en medarbejder arbejder flere steder i løbet af en arbejdsdag eller i flere tidsslot i løbet af dagen og summen af daglig arbejdstid er uændret, så vil der derfor ikke være tale om en afvigelse, der skal registreres særskilt.

Men hvis medarbejderen f.eks. går tidligere en dag og arbejder ekstra en anden dag, så skal der til gengæld ske en registrering af to afvigelser.

Hvis arbejdstiden varierer meget fra dag til dag, er metoden ikke hensigtsmæssig, da man risikerer, at medarbejderne glemmer at registrere afvigelser i forhold til det for udfyldte timetal, ligesom det gør det vanskeligere for lederne at kontrollere, om medarbejderne rent faktisk opfylder pligten til at tidsregistrere.

Hvilke krav stilles der til tidsregistreringssystemet?

Der er metodefrihed i forhold til indretning af tidsregistreringssystemet, og der er således ingen formkrav til, hvordan systemet skal indrettes. Det er op til den enkelte arbejdsgiver at finde det system, som passer bedst ind i virksomhedens drift. Der kan f.eks. etableres følgende systemer:

• Registrering af arbejdstid via en app til en smartphone
• Fysiske eller elektroniske timesedler udfyldt af medarbejderen
• Stempel ur
• Andre elektroniske løsninger

Det er dog et krav, at systemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Det vil sige, at registreringen af arbejdstiden skal stemme overens med den faktiske arbejdstid.

Herudover må systemet ikke indeholde fejl, der medfører, at registreringerne ikke afspejler den faktiske arbejdstid. Men en arbejdsplads kan godt bruge Excel-regneark til registrering, hvis de ikke ønsker at betale for fx en App.

Hvor lang tid skal oplysningerne opbevares?

Arbejdsgiveren skal opbevare oplysningerne i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid (48-timers reglen).

Har medarbejderen ret til at få udleveret egne registreringer?

Ja, Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne oplysninger i tidsregistreringssystemet.

Hvem skal registrere arbejdstiden?

Det er mest naturligt, det er medarbejderen selv der tidsregistrerer. Men det kan godt gøres af en leder, og medarbejderne derefter alene registrere ”fravigelser” til de daglige 7,4 timer.

Hvor ofte skal arbejdstiden registreres?

Arbejdstidsloven indeholder ingen regler om, hvor ofte der skal ske registrering af arbejdstiden, men da registreringer skal være valide, så må der efter vores vurdering, ikke gå for lang tid mellem tidsregistreringerne. Hvis der går for lang tid mellem registreringerne, så vil det medføre en større risiko for at registreringerne ikke er pålidelige, da medarbejderen ikke kan huske sine konkrete arbejdstider.

Skal arbejdsgiveren kontrollere registreringerne?

Det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. Derfor kan det anbefales at virksomhederne løbende fører kontrol med tidsregistreringerne, og/eller at der anvendes et system, som advarer om, at der er foretaget tidsregistreringer, som indikerer, at der er sket brud på arbejdstidsreglerne (48-timers reglen, 11-timers reglen mv.).

Hvad sker der, hvis der ikke er foretaget tidsregistrering, eller hvis der er fejl i registreringen?

Hvis medarbejderen foretager tidsregistreringer, som viser, at der er sket brud på arbejdstidsreglerne, skal man som arbejdsgiver tage tiltag for at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes.

Arbejdstidsloven indeholder ikke en særskilt sanktion for manglende eller forkert tidsregistrering.

Det er imidlertid Dansk Fjernvarmes vurdering, at mangelfuld tidsregistrering efter omstændighederne kan komme arbejdsgiveren bevismæssigt til skade, hvis en medarbejder rejser krav om godtgørelse for brud på 48-timers reglen. Hvis medarbejderen er omfattet af en overenskomst, hvori 48-timers reglen er indarbejdet, er der også risiko for en bod for brud på overenskomsten.